Mülki Yönetim açısından Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğü görevi büyük önem arz etmektedir. Valilik ve Kaymakamlık Büroları’nın kuruluşu, bu bürolarda görevli personelin statüsü, görev, yetki ve sorumlulukları; 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ile bu kanunun ek ve değişikliklerine dair 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun ilgili hükümlerine dayanılarak hazırlanan “Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş Görev ve Çalışma Yönetmeliği” ile belirlenmiştir.
Yazı İşleri Müdürlüğü, İlçe Mülki İdare bölümü içinde hizmet gören ve “Kaymakam’a doğrudan bağlı” olarak çalışan merkezi idarenin İlçe kademesindeki birimidir.
Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğünde hizmetler “Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği’’ çerçevesinde Yazı İşleri Müdürlüğü Bünyesinde oluşturulan Evrak ve İşlemler Şefliği, tarafından yürütülmektedir. Bu Birim görevleri şu şekildedir;

-Kaymakamlığa posta veya elektronik ortamda gönderilen; kişilerce veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca elden getirilen her nevi dilekçeyi kabul etmek sonuçlandırmak,

- Kaymakamlık adına posta veya elektronik ortamda gelen ve Kaymakamlık birimlerinden çıkan evrakı almak, kaydetmek, görevli merci, kişi veya ilgili birimlere dağıtmak, ulaştırmak ve postalamak,

- Kaymakamlığın kanun, tüzük, yönetmelik ve Bakanlar Kurulu kararlarının yayımlanması ile ilgili görevleri yerine getirmek ve genelge çıkarılması ile ilgili işlemleri yürütmek,

- İlçedeki kamu personelinin günlük çalışma saatlerinin tespiti ile ilgili konularda gerekli işlemleri yapmak,

- Özel kanunlarına göre yapılan; milletvekili, mahalli idareler seçimleri ve Anayasa değişikliklerinin halkoyuna sunulmasında, Kaymakamlığı ilgilendiren iş ve işlemler ile yazışmaları yapmak,

- Etik Kurulu ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

- Tanıtıcı bayrakların kullanma iznine ve tescil işlemlerine ait iş ve işlemleri yapmak,

- Kaymakamlık İmza Yetkileri Yönergesini hazırlamak, ilgili kurum ve kuruluşlara dağıtmak ve uygulanmasını izlemek,

- Kaymakamlığın, adli ve askeri teşkilat dışında kalan bütün Devlet daire, müessese ve işletmeler ve özel işyerleri üzerindeki gözetim, denetim ve teftiş yetkilerinin kullanılmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

- Kaymakamlığı ve birimleri ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeler için toplantı salonlarını ve teknik cihazları hizmete hazır bulundurmak, Kaymakam evi ve Yatırım İzleme ve Koordinasyon Merkezi ile ilgili işleri takip etmek, yürütmek

- Hükümet konağı ve birim binalarında 2893 sayılı Türk Bayrağı Kanunu hükümlerinin uygulamasını sağlamak,

- Kaymakamlık ve birim binalarında sivil savunma ve koruyucu güvenlik mevzuatının uygulamasını sağlamak, takip etmek ve iş ve işlemlerini birimlerle koordine ederek yürütmek; kaymakamlık haber merkezinin hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek,

- Elektronik evrak dışındaki genel evrak arşiv hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek,

- Yazılı ve görsel basın ve diğer kitle iletişim araçlarında İlçede kaymakamlık ile ilgili çıkan bilgi ve haberleri izlemek ve değerlendirmek,

- Kaymakamın talimatı doğrultusunda basın bültenini hazırlamak ve basına bilgi vermek, Kaymakamlığın basın toplantılarıyla ilgili işlerini yapmak,

- Basın ilan ve basın-yayın ve enformasyon mevzuatının Kaymakamlıklar ile ilgili iş ve işlemlerini yürütmek,

- 10/8/1990 tarihli ve 90/748 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre, gazete sahibi gerçek kişiler ile gazete sahibi şirketlerin yönetim ve denetim kurulu üyeleri, sorumlu müdürleri, başyazarları ve fıkra yazarlarının mal bildirim beyannameleri ile ilgili iş ve işlemleri yapmak ve beyannameleri muhafaza etmek,

- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununa göre yapılacak başvuruları kabul etmek, izlemek, sonuçlandırmak ve başvuru sahibine bilgi vermek,

- Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) ile ilgili her türlü iş ve işlemleri yapmak,

- Kaymakam tarafından; başarı belgesi, üstün başarı belgesi ve ödül verilmesi ile ilgili işleri yürütmek,

- Kaymakam için gerekli bilgi notları, kurumsal sunumlar ve toplantı dokümanlarının hazırlanmasını ve muhafazasını sağlamak,

- Kaymakama gönderilen dilekçe, evrak ve faksların kabulünü yapmak, Kaymakamın talimatı doğrultusunda gereğinin yerine getirilmesini sağlamak,

- Kaymakamın koruma hizmetleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

- Makamın güvenlik güçleriyle ilgili işlemlerini yürütmek, günlük asayiş raporlarını muhafaza etmek, Kaymakam’ın direktifine göre bu konudaki haberleşme ve yazışmaları yapmak,

- Sıkıyönetim ve olağanüstü hallerde Kaymakamlık makamının silahlı kuvvetlerle olan ilişkilerini Kaymakamın direktifi altında yürütmek,

- Askeri birliklerden yardım istenmesini zorunlu kılan durumlarda Kaymakama İl İdaresi Kanunu ile tanınan yetkinin kullanılmasına ilişkin haberleşme ve yazışmaları yapmak,

- Olağanüstü hal ilan edilmesi durumunda; 2935 sayılı Olağanüstü Hâl Kanunu ile 21/2/1984 tarihli ve 84/7778 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Olağanüstü Hal Kurulu ve Bürolarının Kuruluş ve Görevleri ile Yükümlülüklerinin Karşılığının Tesbit ve Ödenmesi Hakkında Yönetmeliğin gerekli gördüğü büro oluşuncaya kadar ve sözü geçen büroların kaldırılması durumunda, yazışma, dosyalama ve arşivleme işlerini sağlamak,- Makama gelen istihbarat, sınır görüşmeleri gibi özel amaçlı ödenek ve harcama belgelerini Kaymakamın direktifi doğrultusunda muhafaza ve gerektiğinde usulünce imha etmek,

- Koruyucu güvenlik mevzuatı uyarınca, özel kalem bürosunu ilgilendiren işleri yürütmek,

- Ulusal ve resmi bayramlar ile tarihi günlerde yapılacak törenlerde; protokol düzenini uygulamak, anıtlara konulacak çelenklerin hazırlanma, taşınma ve sunulması işlerini organize ederek protokol düzenine göre yapılmasını sağlamak,

- 26/6/2006 tarihli ve 2006/11187 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Devlet Cenaze Törenleri Yönetmeliğine göre düzenlenecek ulusal, resmi ve kurumsal cenaze törenleri ile ilgili işlemleri yapmak,

- İlçe kutlama ve anma komitelerinin toplantılarını organize etmek, kutlama ve anma törenlerinin ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde icra edilmesi için yetkili ve görevli kurum ve kuruluşlar ile gerekli işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,

- Resmi ziyaretler kapsamında; devlet büyüklerinin yurtiçi ve yurtdışı ziyaretleri ile yabancı devlet erkânının ülkemizi ziyaretlerinde, Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü veya Cumhurbaşkanlığı, Bakanlık veya diğer kurum ve kuruluşlarının ilçe teşkilatı düzeyinde hazırladıkları programlarını ilgili birimlere ulaştırmak ve gerekli koordinasyonu sağlamak,

- İlçe protokol listesinin güncel olarak tutulmasını ve Kaymakamlık internet sitesinde yayınlanmasını sağlamak,

- Kamu ve toplum yaşamında uygulanan protokol kuralları olarak: Bayrak ve taşıt protokolü; toplantı, bilgilendirme ve tören protokolü; görev devir-teslim ve imza törenleri; kurumsal törenler ve etkinlikler, temel atma, açılış, anma, kutlama, festival, şenlik ve benzerleri; oturma düzenleri ve konuşma sıraları; davet, karşılama, ağırlama, uğurlama ile resepsiyon, kokteyl ve resmî yemekler; protokol yazıları; dini bayramlarda bayramlaşma ve benzeri temsil ile ilgili Kaymakamlığın protokol işlerini düzenlemek ve ilgili kuruluşlarla işbirliği halinde yürütmektir.

-5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat gereğince sağlanan hizmetlere ilişkin bilgileri saklamak ve bu bilgilerin doğruluğunu, bütünlüğünü ve gizliliğini korumak,

 5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu gereği kaymakamlığa gönderilen kararlar ile ilgili işlemleri yapmak,

- 5355 sayılı Mahalli İdare Birlikleri Kanunu gereğince, mahalli idare birliklerinin denetimini yapmak, denetim sırasında tespit edilecek kişi borçlarını karar alınmak üzere ilgili birliğe bildirmek, yetkili birlik organlarınca alınan kişi borcu kararlarını inceleyerek idari yargıya başvurulması gerekenler ile ilgili iş ve işlemleri yapmak

- Kaymakamlığın, mahalli idareler ve mahalli idarelerin kurdukları işletme, müessese, teşekkül ve birlikleri üzerindeki gözetim ve denetim yetkisi ile diğer vesayet görev ve yetkilerinin kullanılmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

- Belediyelerin kurulması, bazı köylerin veya bağlıların belediyelerle birleşmesi işlemlerini yürütmek,

- Mahalli idareler ve mahallî idare birliklerinin hukuki konularda görüş taleplerini cevaplamak, Valilik ve Bakanlık görüşü oluşturulması gerekenleri Valiliğe göndermek,

- Mahalle muhtarlarının izin, hastalık, görevden uzaklaştırma, istifa, ölüm gibi iş ve işlemlerini yürütmek,

- 5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve 5355 sayılı Mahalli İdare Birlikleri Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca, kaymakamlıklarca yapılması gereken mahallî idareler ve mahallî idare birlikleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

- 1/11/2007 tarihli ve 26687 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik gereği, ticari amaçla internet toplu kullanım sağlayıcılarına izin belgesi verilmesi, işletmecilerin eğitimi ve denetlenmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak,

- Başta e-İçişleri Projesi olmak üzere, Kaymakamlığa bağlı birimlerde uygulanacak her türlü bilgi işlem projesi ile ilgili koordinasyon ve işbirliğini sağlamak,

- Bakanlıkça belirlenecek eğitim programlarının uygulanmasını sağlamak, eğitmen ve kullanıcıların eğitim ihtiyacını belirlemek ve bu ihtiyaçları karşılayacak eğitim organizasyonları yapmak,

- Kaymakamlık internet sitesinin sürekli, güvenli ve güncel olarak yayınını sağlamak,

- İlçe birimlerine bilgi işlem konularında destek vermek.

 -1961 tarihli Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılmasına İlişkin Lahey Sözleşmesinin 6 ncı maddesi gereğince; bir belgenin gerçekliğinin tasdik edilerek başka bir ülkede yasal olarak kullanılmasını sağlayan, apostil tasdik şerhi verilmesi ile ilgili iş ve işlemleri yapmak,

- Lahey Sözleşmesine taraf olmayan ülkelerde kullanılacak evrakın tasdik işlemleri ile ildeki yabancı ülke temsilciliklerince düzenlenmiş veya onaylanmış belgelerin tasdik işlemleri ile ilgili iş ve işlemleri ilgili mevzuat çerçevesinde yürütmek,

- Kaymakamlığa sorulan hukuki konular ile hukuki, mali, cezai sonuç doğuracak işlemler hakkında görüş bildirmek, hukuki danışmanlık hizmeti yapmak,

- Kaymakamlığın menfaatlerini koruyucu, anlaşmazlıkları önleyici hukuki tedbirleri zamanında almak, anlaşma ve sözleşmelerin bu esaslara uygun olarak yapılmasına yardımcı olmak,

- Kaymakamlığın amaçlarını gerçekleştirmek, mevzuata ve plan ve programa uygun çalışmasını temin etmek amacıyla gerekli hukuki teklifleri hazırlamak ve Kaymakama sunmak,

- Kaymakamlık birimleri ve diğer müdürlüklerin hazırlamış oldukları yönerge ve diğer düzenleyici işlemler ile ilgili görüş bildirmek,

- Mevzuatın Kaymakamlıkça yapılmasını gerekli gördüğü inceleme, denetleme hizmetlerine ilişkin sekretarya işlerini yapmak ve işlemlerini yürütmek,

- Kaymakamlığın, Dernekler İl Müdürlüğünün görev alanına girmeyen, sivil toplum kuruluşları ile kamu tüzel kişiliğine sahip meslek kuruluşları üzerindeki gözetim - denetim yetkileri ve Dernek Lokalleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

- 5233 sayılı Terör ve Terörle Mücadeleden Doğan Zararların Karşılanması Hakkında Kanunun uygulanmasında Kaymakamlığı ilgilendiren iş ve işlemleri yürütmek,

- 23/11/2003 tarihli ve 25298 sayılı İl ve İlçe İnsan Hakları Kurullarının Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri gereği İlçe Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek,

- Lozan Antlaşması hükümleri çerçevesinde, azınlıklara ait dini, Hayri, sıhhi, sosyal, eğitsel ve kültürel müesseseler ile bunların kamu kurum ve kuruluşlarıyla ilgili iş ve işlemlerini yürütmek,

- Adlî ve idarî yargı mercilerinde takip edilmesi gerekli dava ve konularla ilgili işlemleri yürütmek, gerekli bilgileri hazırlamak, kamu görevlilerine haksız suç isnadında bulunanlar hakkında kamu davası açılması talebini hazırlamak ve ilgili yargı yerlerine ulaştırmak,

- İhtiyaç halinde, ilgili mevzuat hükümlerine göre serbest avukatlardan veya avukatlık ortaklıklarından hizmet satın alma iş ve işlemlerini yapmak,

- 5355 sayılı Mahalli İdare Birlikleri Kanunu gereğince, kişi borçlarının tahsili konusunda yargıya yapılacak başvurular ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

- 4353 sayılı Kanunun 24 üncü maddesine göre; hazineyi ilgilendiren idari davaların Muhakemat Müdürlüğüne bildirilmesi iş ve işlemlerini yürütmek,

- Adli yargı yerlerinde görülmekte olan ve Hazine Avukatlarınca takip edilen davalarda onlara yardımcı olmak ve işbirliği yapmak,

- Dava dosyaları ve yargılama süreci ile ilgili istatistikî bilgileri toplamak ve değerlendirmek,

- Mahkemelerce verilen kararların yerine getirilmesini takip etmek, sonuçları hakkında bilgi toplamak ve makamı bilgilendirmek,

- 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanunun uygulanması ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

- 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu uyarıca; yükseköğretim kuruluş ve kurumlarının 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi memurlarının görevleri dolayısıyla ya da görevlerini yaptıkları sırada işledikleri suçlar hakkında ilçe idare kurulunun verdiği kararlarla ilgili işlemleri yapmak,

- İlçe idare kurulu ve ilçe disiplin kurulu görevlerine ilişkin iş ve işlemleri hazırlamak ve yürütmek,

- Kaymakamca kamu görevlileri hakkında inceleme yapılması, disiplin soruşturması açılması, bunların görevden uzaklaştırılması, cezalandırılması, bu konudaki izin verme yetkilerinin kullanılması işlemlerini yürütmek, sonuçlarını takip etmek,

- 3091 sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanunun uygulanması ile ilgili işlemleri yürütmek,

- Mülki idare amirlerinin muhtelif kanunlardan kaynaklanan men ve tahliye yetkilerinin kullanılması ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

- Köy kurulması ve kaldırılması, bağlanması ve ayrılması, sınır anlaşmazlıkları, köy, yerleşim yeri ve tabiî yer adlarının değiştirilmesi işlerini yürütmek,

- Harita işlerini yürütmek ve gizliliği olan haritaları valilik adına koruyup saklamak,

- Coğrafi yer adları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

-2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu gereğince verilen görevleri yapmak,

- (Değişik:RG-5/8/2012-28375) Mevzuatta mülki amir veya il ve ilçe idare kurulları tarafından verileceği hüküm altına alınan idari para cezası, idari tedbirler ve mülkiyetin kamuya geçirilmesi yaptırımlarının sadece onay ve karar işlemlerini yapmak. (Bu bendin uygulanmasında; cezaların, tedbirlerin ve yaptırımlarının hazırlık ve teklif işlemleri ile mülki amirin onayı veya il ve ilçe idare kurullarının kararlarını müteakip yapılacak tebligat, itiraz ve infaz süreçlerinin izlenmesine dair bütün iş ve işlemlerin sekretaryası cezaya konu fiil veya haller mevzuatla kendilerine görev olarak verilen ilgili kamu kurum veya kuruluşu tarafından yapılır.)

-  2911 sayılı Toplantı ve Gösteri Yürüyüşleri Kanunu kapsamındaki verilen iş ve işlemleri yürütmek.

- 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkındaki Kanun kapsamında Kaymakamlığa gelen başvurular ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

- 28/12/2006 tarihli ve 2006/11545 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince yapılacak iş ve işlemler ile kaymakamlık ve birimler için gerekli araç, gereç ve malzemenin temini, kayıtlarının tutulması ve ihtiyaç duyulan bina ve arazinin kiralanma ve satın alınma iş ve işlemlerini yürütmek,

-5326 sayılı Kabahatler Kanunu’nda düzenlenen idari para cezası ve idari tedbirler ile mülkiyetin kamuya geçirilmesi yaptırımının ve diğer kanunlarda mülki idare amirlerince verileceği hüküm altına alınan idari para cezalarının iş ve işlemlerini yapmak, mülki makamca verilen idari cezaların infaz sürecinin izlenilmesi ve sonuçlarının değerlendirilmesinden,

İLÇE SİVİL TOPLUMLA İLİŞKİLER ŞEFLİĞİNİN

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

13 Eylül 2018 tarih ve 30534 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren (17) sayılı "Bazı Cumhurbaşkanlığı Kararnamelerinde Değişiklik Yapılması Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi" ile Dernekler Dairesi Başkanlığı kaldırılıp yerine Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü kurulmuştur. İçişleri Bakanlığı Bakanlık Makamının 09.10.2018 tarihli ve 76388967-14.43.14/2905 sayılı Olurları ile yürürlüğe giren "İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Yönetmelik" yayımlanmış olup; bahse konu yönetmeliğin 35 inci maddesi uyarınca "Valiliklerde İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü kurulur. İhtiyaç görülmesi halinde Bakan Onayı ile Kaymakamlıklarda İlçe Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü veya Şefliği kurulabilir. Mevcut İlçe Dernekler Büro Şeflikleri, İlçe Sivil Toplumla İlişkiler Şeflikleri olarak görevlerine devam ederler." denilmiştir.

Ankara İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü ile koordineli bir şekilde çalışmaları yürütmek ayrıca 4721 sayılı Medeni Kanununun ilgili hükümleri ile 5253 sayılı Dernekler Kanununda belirtilen dernekler ile ilgili; 

1-Dernek Kuruluş ve Şube Kuruluşu İşlemleri, 

2-Genel Kurul Toplantısı, 

3-Dernek Denetim iş ve işlemleri, 

4-Dernek Beyannamesi iş ve işlemleri, 

5-Basımevleri tarafından bildirilen derneklere ait “Alındı belgelerini” kontrol ederek kaydetmek, 

6-Dernek Fesih ve Tasfiye işlemleri, 

7-Dernek Lokallerinin açılmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, 

8-Siyasi Parti Lokallerinin açılmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, 

9-2860 Sayılı Yardım Toplama Kanunu ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek, 

10-Elektronik evrak dışındaki birim evrak arşiv hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek, 

11-İçişleri Bakanlığı Dernekler Daire Başkanlığının 10/10/2013 tarih ve 2013/47 sayılı Genelgesi gereği Sendikal iş ve İşlemleri, 

12-İçişleri Bakanlığı Dernekler Daire Başkanlığının 03/01/2014 tarih ve 2014/1 sayılı Genelgesi gereği Siyasi Partilerin iş ve işlemleri, 

13-Beyanname ve tüzüklerinde belirtilen etkinlikleri inceleme ve izin verme, 2860 sayılı Yardım Toplama Kanununa istinaden gerçek ve tüzel kişilikler tarafından yapılacak yardım toplama faaliyetleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmektir. Ayrıca mevzuatta verilen diğer görevler ile Valilik-Kaymakamlık tarafından hizmete ilişkin verilen emir ve görevleri yerine getirmektedir.